Anti-Spam Policy
Effective date: March 26, 2026
1. Zero Tolerance for Spam
1.1. Hanzabot maintains a strict zero-tolerance policy towards unsolicited bulk email (spam). All Users must comply with this Anti-Spam Policy in addition to the Terms of Use.
1.2. This policy applies to all emails sent through the Hanzabot platform, including marketing campaigns, transactional emails, drip sequences, and automated messages.
1.3. Spam undermines the deliverability and reputation of all users on the platform. We take enforcement seriously to protect every User’s sending reputation.
2. Definition of Spam
2.1. For the purposes of this policy, “spam” means any email message sent to a recipient who has not provided prior, verifiable, informed consent to receive that communication.
2.2. Spam also includes emails with deceptive headers, misleading subject lines, forged sender information, or messages that fail to provide a valid unsubscribe mechanism.
2.3. The following are also considered spam on the Hanzabot platform: emails sent to purchased lists, emails sent to scraped or harvested addresses, and emails sent to lists obtained without proper consent documentation.
3. Consent Requirements
3.1. Opt-in only: You may only send emails to Contacts who have explicitly opted in to receive communications from you. Implied consent (e.g., business card exchange) is not sufficient for marketing emails.
3.2. Double opt-in required: All registration forms and sign-up forms created through Hanzabot must implement double opt-in (confirmed opt-in). The Platform automatically sends a confirmation email — a Contact is only added to your active list after they click the confirmation link.
3.3. Proof of consent: You must be able to provide evidence of consent for each Contact upon request. This includes: the date and time of consent, the method of collection (form URL, API), and the specific permission granted.
3.4. Third-party lists: If you import Contacts collected through third-party tools or offline methods, you are solely responsible for ensuring that valid, documentable consent exists for each Contact.
3.5. Re-consent for old lists: If you have not emailed a list in more than 12 months, you must run a re-consent campaign before sending marketing emails. Contacts who do not reconfirm must be removed.
4. Unsubscribe Requirements
4.1. Every marketing email sent through Hanzabot must contain a clearly visible, functional unsubscribe link. The Platform automatically includes this — removing or obscuring it is a violation of this policy.
4.2. Unsubscribe requests must be processed immediately and automatically. The Platform handles this — do not re-add unsubscribed Contacts to your lists.
4.3. The unsubscribe process must be simple: no login required, no multi-step confirmation, no fees or charges.
4.4. You must also honour unsubscribe requests received via email reply (e.g., “please unsubscribe me”).
5. Sender Identification
5.1. Every email must accurately identify the sender. The “From” name, “From” email address, and “Reply-To” address must be legitimate and correspond to the sending organisation.
5.2. Subject lines must accurately reflect the content of the email. Deceptive, misleading, or clickbait subject lines are prohibited.
5.3. A valid physical mailing address must be included in the email footer, as required by CAN-SPAM, GDPR, and other applicable regulations.
5.4. Spoofing, impersonation, or misrepresentation of sender identity is strictly prohibited and will result in immediate Account termination.
6. Prohibited Content and Practices
6.1. Prohibited list sources:
- Purchased or rented email lists
- Lists obtained through web scraping, harvesting, or crawling
- Lists compiled from public directories without individual consent
- Lists shared, traded, or appended from third parties without proper consent transfer documentation
- Lists generated through deceptive contest or giveaway entries where email marketing was not clearly disclosed
6.2. Prohibited content:
- Illegal products or services
- Phishing or fraud attempts
- Malware, viruses, or harmful attachments
- Adult content (unless the platform is specifically configured for such content and all recipients have consented)
- Cryptocurrency pump-and-dump schemes or unregistered securities
- Counterfeit goods or trademark infringement
- Content promoting violence, hatred, or discrimination
7. Technical Requirements
7.1. DNS authentication: Users must configure proper DNS records (SPF, DKIM, DMARC) for their sending domains. The Platform provides guidance and verification tools.
7.2. Dedicated IPs: Users on higher-tier plans may be assigned dedicated sending IPs. IP reputation is the User’s responsibility.
7.3. Warm-up: New accounts and new sending domains must follow a sending warm-up schedule. Sending large volumes immediately will trigger automatic throttling.
7.4. List validation: We strongly recommend validating all imported Contact lists to remove invalid, disposable, or role-based email addresses before sending.
8. Bounce and Complaint Thresholds
8.1. Bounce rate threshold: 5%. If your hard bounce rate exceeds 5% for any campaign, sending will be automatically paused. You must clean your list before sending can resume.
8.2. Complaint rate threshold: 0.1%. If your spam complaint rate exceeds 0.1% (1 complaint per 1,000 emails), sending will be automatically paused pending review.
8.3. Automatic monitoring: The Platform continuously monitors bounce and complaint rates. When thresholds are approached (80% of limit), a warning notification is sent.
8.4. Repeated threshold violations: Accounts that repeatedly exceed thresholds will face progressively stricter enforcement: first warning, then temporary suspension, then permanent termination.
9. Monitoring and Content Review
9.1. Hanzabot reserves the right to review email content before or after sending to ensure compliance with this policy.
9.2. New accounts may be subject to manual review of their first campaigns before sending is approved.
9.3. Automated systems scan for known spam patterns, phishing indicators, and prohibited content.
9.4. Users agree to cooperate with compliance reviews and provide requested documentation (consent records, list sources) within 48 hours of request.
10. Enforcement Actions
10.1. Violations of this Anti-Spam Policy will result in enforcement actions proportional to the severity and frequency of the violation:
- First minor violation: Written warning with guidance on corrective action. Sending privileges may be temporarily restricted.
- Second violation or moderate severity: Temporary suspension of sending capabilities (24-72 hours). Required compliance review before reinstatement.
- Serious violation: Immediate suspension of the Account. Investigation and compliance review required.
- Repeated or egregious violations: Permanent termination of the Account without refund. Data will be retained for the statutory period, then deleted.
10.2. The Service Provider reserves the right to take immediate action, including Account termination, without prior warning in cases of clear and intentional spam, phishing, or other malicious activity.
10.3. Enforcement decisions may be appealed by contacting compliance@hanzabot.com within 7 days of the action.
11. User Responsibilities
11.1. You are solely responsible for the content of emails sent from your Account and for maintaining compliance with all applicable anti-spam laws.
11.2. You must promptly remove Contacts who unsubscribe, bounce, or file complaints.
11.3. You must regularly review and clean your Contact lists to maintain data quality.
11.4. You must keep consent records for all Contacts and make them available upon request.
11.5. You are responsible for training team members who have access to your Account on this Anti-Spam Policy.
12. Applicable Laws
12.1. This policy operates in conjunction with the following regulations (non-exhaustive):
- GDPR (EU General Data Protection Regulation) — consent requirements, right to erasure, data processing transparency
- Polish Act on Providing Electronic Services — prohibition of unsolicited commercial communications
- CAN-SPAM Act (USA) — sender identification, unsubscribe mechanism, physical address requirements
- CASL (Canada) — express consent requirements for commercial electronic messages
- ePrivacy Directive (EU) — consent for electronic communications
12.2. Where local law imposes stricter requirements than this policy, the stricter requirements apply.
13. Reporting Spam
13.1. If you received an unsolicited email sent through the Hanzabot platform, please report it to: abuse@hanzabot.com
13.2. When reporting, please include: the full email headers, the email content, and any other relevant information.
13.3. We investigate all spam reports within 24 hours and take appropriate enforcement action.
13.4. Reporters will be notified of the outcome of their report when possible.
14. ISP and Blacklist Relations
14.1. Hanzabot actively monitors major blacklists (Spamhaus, Barracuda, SpamCop, etc.) and feedback loop programmes with major ISPs.
14.2. If a User’s sending causes our IP addresses or domains to be blacklisted, the User’s Account will be immediately suspended and the User may be held liable for damages.
14.3. We participate in feedback loop programmes with major email providers (Gmail, Outlook, Yahoo) to receive complaint notifications in real time.
15. Changes to This Policy
15.1. Hanzabot reserves the right to update this Anti-Spam Policy at any time. Changes will be posted on the Platform and communicated via email for significant updates.
15.2. Continued use of the Platform after policy changes constitutes acceptance of the updated policy.
Contact: abuse@hanzabot.com (spam reports) | compliance@hanzabot.com (compliance questions)
Hanza Group · Wroclaw, Poland · hanzabot.com
Polityka Antyspamowa
Data wejscia w zycie: 26 marca 2026
1. Zerowa tolerancja dla spamu
1.1. Hanzabot stosuje scisla polityke zerowej tolerancji wobec niechcianej poczty masowej (spam). Wszyscy Uzytkownicy musza przestrzegac niniejszej Polityki Antyspamowej w uzupelnieniu do Regulaminu.
1.2. Niniejsza polityka dotyczy wszystkich wiadomosci e-mail wysylanych za posrednictwem platformy Hanzabot, w tym kampanii marketingowych, wiadomosci transakcyjnych, sekwencji drip i wiadomosci automatycznych.
1.3. Spam podwaza dostarczalnosc i reputacje wszystkich uzytkownikow platformy. Egzekwujemy zasady rygorystycznie, aby chronic reputacje wysylki kazdego Uzytkownika.
2. Definicja spamu
2.1. Na potrzeby niniejszej polityki „spam” oznacza kazda wiadomosc e-mail wyslana do odbiorcy, ktory nie wyrazil uprzedniej, weryfikowalnej, swiadomej zgody na otrzymanie tej komunikacji.
2.2. Za spam uwaza sie rowniez wiadomosci z wprowadzajacymi w blad naglowkami, oszukanczymi tematami, sfalszowanymi danymi nadawcy lub wiadomosci bez prawidlowego mechanizmu rezygnacji z subskrypcji.
2.3. Na platformie Hanzabot za spam uznaje sie rowniez: wiadomosci wysylane do zakupionych list, wiadomosci wysylane na adresy pozyskane przez scraping lub harvesting oraz wiadomosci wysylane do list uzyskanych bez odpowiedniej dokumentacji zgody.
3. Wymagania dotyczace zgody
3.1. Wylacznie opt-in: Mozesz wysylac wiadomosci e-mail wylacznie do Kontaktow, ktorzy wyraznie wyrazili zgode na otrzymywanie od Ciebie komunikacji. Dorozumiana zgoda (np. wymiana wizytowek) nie jest wystarczajaca dla e-maili marketingowych.
3.2. Wymagany podwojny opt-in: Wszystkie formularze rejestracyjne i zapisu utworzone na Hanzabot musza implementowac podwojny opt-in (potwierdzony opt-in). Platforma automatycznie wysyla wiadomosc potwierdzajaca — Kontakt jest dodawany do aktywnej listy dopiero po kliknieciu linku potwierdzajacego.
3.3. Dowod zgody: Musisz byc w stanie przedstawic dowod zgody dla kazdego Kontaktu na zadanie. Obejmuje to: date i godzine zgody, metode pozyskania (URL formularza, API) oraz konkretne udzielone zezwolenie.
3.4. Listy osob trzecich: Jesli importujesz Kontakty zebrane za pomoca narzedzi zewnetrznych lub metod offline, jestes wylacznie odpowiedzialny za zapewnienie, ze istnieje wazna, udokumentowana zgoda dla kazdego Kontaktu.
3.5. Ponowna zgoda dla starych list: Jesli nie wysylales wiadomosci do listy przez ponad 12 miesiecy, musisz przeprowadzic kampanie ponownej zgody przed wyslaniem e-maili marketingowych. Kontakty, ktore nie potwierdza ponownie, musza zostac usuniete.
4. Wymagania dotyczace rezygnacji
4.1. Kazdy marketingowy e-mail wyslany przez Hanzabot musi zawierac czytelny, dzialajacy link do rezygnacji z subskrypcji. Platforma automatycznie go dolacza — usuniecie lub ukrycie go stanowi naruszenie niniejszej polityki.
4.2. Prosby o rezygnacje musza byc przetwarzane natychmiast i automatycznie. Platforma to obsluguje — nie dodawaj ponownie Kontaktow, ktorzy zrezygnowali.
4.3. Proces rezygnacji musi byc prosty: bez wymogu logowania, bez wieloetapowego potwierdzenia, bez oplat.
4.4. Musisz rowniez honorowac prosby o rezygnacje otrzymane w odpowiedzi na e-mail (np. „prosze mnie wypisac”).
5. Identyfikacja nadawcy
5.1. Kazda wiadomosc musi prawidlowo identyfikowac nadawce. Nazwa nadawcy („From”), adres e-mail nadawcy i adres „Reply-To” musza byc prawidlowe i odpowiadac organizacji wysylajacej.
5.2. Tematy wiadomosci musza dokladnie odzwierciedlac tresc e-maila. Oszukancze, wprowadzajace w blad lub clickbaitowe tematy sa zabronione.
5.3. Prawidlowy fizyczny adres korespondencyjny musi byc zawarty w stopce e-maila, zgodnie z wymaganiami CAN-SPAM, RODO i innych obowiazujacych przepisow.
5.4. Spoofing, podszywanie sie lub falszowanie tozsamosci nadawcy jest surowo zabronione i skutkuje natychmiastowym zamknieciem Konta.
6. Zabronione tresci i praktyki
6.1. Zabronione zrodla list:
- Zakupione lub wynajmowane listy e-mail
- Listy uzyskane przez web scraping, harvesting lub crawling
- Listy skompilowane z publicznych katalogow bez indywidualnej zgody
- Listy udostepnione, wymienione lub dopisane od osob trzecich bez odpowiedniej dokumentacji transferu zgody
- Listy wygenerowane przez oszukancze konkursy lub rozdania, w ktorych marketing e-mailowy nie byl jasno ujawniony
6.2. Zabronione tresci:
- Nielegalne produkty lub uslugi
- Proby phishingu lub oszustwa
- Zlosliwe oprogramowanie, wirusy lub szkodliwe zalaczniki
- Tresci dla doroslych (chyba ze platforma jest specjalnie skonfigurowana dla takich tresci i wszyscy odbiorcy wyrazili zgode)
- Schematy pump-and-dump kryptowalut lub niezarejestrowane papiery wartosciowe
- Podrobione towary lub naruszenia znakow towarowych
- Tresci promujace przemoc, nienawisc lub dyskryminacje
7. Wymagania techniczne
7.1. Uwierzytelnianie DNS: Uzytkownicy musza skonfigurowac odpowiednie rekordy DNS (SPF, DKIM, DMARC) dla swoich domen wysylkowych. Platforma zapewnia wskazowki i narzedzia weryfikacyjne.
7.2. Dedykowane IP: Uzytkownicy na wyzszych planach moga otrzymac dedykowane adresy IP do wysylki. Reputacja IP jest odpowiedzialnoscia Uzytkownika.
7.3. Rozgrzewka: Nowe konta i nowe domeny wysylkowe musza przestrzegac harmonogramu rozgrzewki wysylki. Natychmiastowe wysylanie duzych wolumenow spowoduje automatyczne ograniczenie.
7.4. Walidacja listy: Zdecydowanie zalecamy walidacje wszystkich importowanych list Kontaktow w celu usuniecia nieprawidlowych, jednorazowych lub opartych na rolach adresow e-mail przed wyslaniem.
8. Progi zwrotow i skarg
8.1. Prog wskaznika zwrotow: 5%. Jesli wskaznik twardych zwrotow przekroczy 5% dla jakiejkolwiek kampanii, wysylka zostanie automatycznie wstrzymana. Musisz oczyscic liste przed wznowieniem wysylki.
8.2. Prog wskaznika skarg: 0,1%. Jesli wskaznik skarg spamowych przekroczy 0,1% (1 skarga na 1000 e-maili), wysylka zostanie automatycznie wstrzymana do czasu przegladu.
8.3. Automatyczne monitorowanie: Platforma stale monitoruje wskazniki zwrotow i skarg. Gdy progi sa zblizone (80% limitu), wysylane jest powiadomienie ostrzegawcze.
8.4. Powtarzajace sie przekroczenia progow: Konta, ktore wielokrotnie przekraczaja progi, beda podlegac coraz surowszym dzialaniom: najpierw ostrzezenie, nastepnie tymczasowe zawieszenie, a na koniec trwale zamkniecie.
9. Monitorowanie i przeglad tresci
9.1. Hanzabot zastrzega sobie prawo do przegladu tresci e-maili przed lub po wyslaniu w celu zapewnienia zgodnosci z niniejsza polityka.
9.2. Nowe konta moga podlegac recznemu przegladowi pierwszych kampanii przed zatwierdzeniem wysylki.
9.3. Zautomatyzowane systemy skanuja pod katem znanych wzorow spamu, wskaznikow phishingu i zabronionych tresci.
9.4. Uzytkownicy zobowiazuja sie do wspolpracy przy przegladach zgodnosci i dostarczania zadadanej dokumentacji (rejestry zgod, zrodla list) w ciagu 48 godzin od zadania.
10. Dzialania egzekucyjne
10.1. Naruszenia niniejszej Polityki Antyspamowej skutkuja dzialaniami proporcjonalnymi do wagi i czestotliwosci naruszenia:
- Pierwsze drobne naruszenie: Pisemne ostrzezenie ze wskazowkami dotyczacymi dzialania naprawczego. Uprawnienia do wysylki moga byc tymczasowo ograniczone.
- Drugie naruszenie lub umiarkowana waga: Tymczasowe zawieszenie mozliwosci wysylki (24-72 godziny). Wymagany przeglad zgodnosci przed przywroceniem.
- Powazne naruszenie: Natychmiastowe zawieszenie Konta. Wymagane dochodzenie i przeglad zgodnosci.
- Powtarzajace sie lub razace naruszenia: Trwale zamkniecie Konta bez zwrotu. Dane beda przechowywane przez okres ustawowy, a nastepnie usuniete.
10.2. Uslugodawca zastrzega sobie prawo do podjecia natychmiastowych dzialan, w tym zamkniecia Konta, bez uprzedniego ostrzezenia w przypadku oczywistego i celowego spamu, phishingu lub innej zlosliwej aktywnosci.
10.3. Od decyzji egzekucyjnych mozna sie odwolac, kontaktujac sie z compliance@hanzabot.com w ciagu 7 dni od dzialania.
11. Obowiazki Uzytkownika
11.1. Jestes wylacznie odpowiedzialny za tresc wiadomosci e-mail wysylanych z Twojego Konta oraz za utrzymanie zgodnosci ze wszystkimi obowiazujacymi przepisami antyspamowymi.
11.2. Musisz niezwlocznie usuwac Kontakty, ktore rezygnuja, generuja zwroty lub skladaja skargi.
11.3. Musisz regularnie przegladac i czyscic swoje listy Kontaktow w celu utrzymania jakosci danych.
11.4. Musisz przechowywac rejestry zgod dla wszystkich Kontaktow i udostepniac je na zadanie.
11.5. Jestes odpowiedzialny za przeszkolenie czlonkow zespolu majacych dostep do Twojego Konta w zakresie niniejszej Polityki Antyspamowej.
12. Obowiazujace przepisy
12.1. Niniejsza polityka dziala w polaczeniu z nastepujacymi przepisami (lista niewyczerpujaca):
- RODO (GDPR) — wymagania zgody, prawo do usuniecia, przejrzystosc przetwarzania danych
- Polska ustawa o swiadczeniu uslug droga elektroniczna — zakaz niechcianej komunikacji handlowej
- Ustawa CAN-SPAM (USA) — identyfikacja nadawcy, mechanizm rezygnacji, wymagania adresu fizycznego
- CASL (Kanada) — wymagania wyraznej zgody na komercyjne wiadomosci elektroniczne
- Dyrektywa ePrivacy (UE) — zgoda na komunikacje elektroniczna
12.2. W przypadku gdy prawo lokalne naklada surowsze wymagania niz niniejsza polityka, zastosowanie maja surowsze wymagania.
13. Zglaszanie spamu
13.1. Jesli otrzymales niechciana wiadomosc e-mail wyslana za posrednictwem platformy Hanzabot, zglos ja na: abuse@hanzabot.com
13.2. Przy zglaszaniu prosimy o dolaczenie: pelnych naglowkow e-maila, tresci wiadomosci oraz wszelkich innych istotnych informacji.
13.3. Badamy wszystkie zgloszenia spamu w ciagu 24 godzin i podejmujemy odpowiednie dzialania egzekucyjne.
13.4. Zglaszajacy zostana powiadomieni o wyniku swojego zgloszenia, gdy to mozliwe.
14. Relacje z dostawcami uslug internetowych i czarnymi listami
14.1. Hanzabot aktywnie monitoruje glowne czarne listy (Spamhaus, Barracuda, SpamCop itp.) i programy petli zwrotnej z glownymi dostawcami uslug internetowych.
14.2. Jesli wysylka Uzytkownika spowoduje umieszczenie naszych adresow IP lub domen na czarnej liscie, Konto Uzytkownika zostanie natychmiast zawieszone, a Uzytkownik moze byc pociagniety do odpowiedzialnosci za szkody.
14.3. Uczestniczymy w programach petli zwrotnej z glownymi dostawcami poczty e-mail (Gmail, Outlook, Yahoo) w celu otrzymywania powiadomien o skargach w czasie rzeczywistym.
15. Zmiany w Polityce
15.1. Hanzabot zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Antyspamowej w dowolnym momencie. Zmiany beda publikowane na Platformie i komunikowane e-mailem w przypadku istotnych aktualizacji.
15.2. Dalsze korzystanie z Platformy po zmianach polityki oznacza akceptacje zaktualizowanej polityki.
Kontakt: abuse@hanzabot.com (zgloszenia spamu) | compliance@hanzabot.com (pytania o zgodnosc)
Hanza Group · Wroclaw, Polska · hanzabot.com